Jotta meilailu on edes hieman nykyistä tolkullisempaa, ehdotan seuraavia sääntöjä sisäiseen viestintään. Eli tässä vapaasti jaettavaksi eteenpäin – ja/tai pistäkää paremmaksi:
Aihe:
- meilin otsikossa pitää lukea asian teema, jota meili käsittelee. Esim. ”Tiimin kokouksen muistio”
- jos meilin sisältö liittyy johonkin isompaan kokonaisuuteen, sen nimi kannattaa kirjoittaa otsikkoon ensin. Esim. ”TIIMIN KOKOUS: kommenttini muistioon”
- jos meilissä käsitellään useampia asioita, ne on hyvä ilmaista otsikossa. Esim. 1) Tiimin kokouksen muistio, 2) kesän loma-ajat
- suositus: tee jokaiselle asialle oma meilinsä. Silloin vastaanottajan on helpompaa arkistoida ne omiin postilaatikoihin.
Teksti:
- kirjoita LYHYESTI, mutta kokonaisia lauseita.
- jos asiaa on enemmän, jaa teksti kappaleisiin välilyönnein. Esim. niin kuin tämä teksti.
- jos tekstissä käsitellään useampia asioita, käytä niissä samoja otsikoita kuin Aihe-kohdassa.
Toimenpiteet:
- jos haluat, että vastaaja reagoi meiliisi toivomallasi tavalla, kerro, mitä haluat hänen tekevän. Ole suora, selkeä ja kohtuullinen odotuksissasi.
- kirjoita toimenpideodotuksesi erikseen, niin että meilin vastaanottajan ei tarvitse hakea niitä yleisvuodatuksesi seasta.
Aikataulu:
- jos sinulle on todella tärkeää, että vastaanottaja vastaa nopeasti, laita tästä maininta jo meilin alkuun. Muista kuitenkin, että ”kiire”-sana kokee nopeasti saman kohtalon kuin Pekka ”Pekka ja susi”-sadussa, jos käytät sitä turhan päiten.
Irti CC-taudista:
- joillakin/ joissakin organisaatioissa on tapana, että kaikki mahdolliset viestit välitetään tiedoksi kaikkialle. Pliis, mieti tarkoin, ketkä oikeasti tarvitsevat ko. viestiä ja/tai viestiketjua. Näin kunnioitat työkumppaneittesi ajankäyttöä ja hermoja.
Millaisia netikettisääntöjä teillä on? Blogin Kommentti-osasto odottaa ideoitasi!
[ 2 comments ] ( 43 views )
Calendar
