Jotta meilailu on edes hieman nykyistä tolkullisempaa, ehdotan seuraavia sääntöjä sisäiseen viestintään. Eli tässä vapaasti jaettavaksi eteenpäin – ja/tai pistäkää paremmaksi:
Aihe:
- meilin otsikossa pitää lukea asian teema, jota meili käsittelee. Esim. ”Tiimin kokouksen muistio”
- jos meilin sisältö liittyy johonkin isompaan kokonaisuuteen, sen nimi kannattaa kirjoittaa otsikkoon ensin. Esim. ”TIIMIN KOKOUS: kommenttini muistioon”
- jos meilissä käsitellään useampia asioita, ne on hyvä ilmaista otsikossa. Esim. 1) Tiimin kokouksen muistio, 2) kesän loma-ajat
- suositus: tee jokaiselle asialle oma meilinsä. Silloin vastaanottajan on helpompaa arkistoida ne omiin postilaatikoihin.
Teksti:
- kirjoita LYHYESTI, mutta kokonaisia lauseita.
- jos asiaa on enemmän, jaa teksti kappaleisiin välilyönnein. Esim. niin kuin tämä teksti.
- jos tekstissä käsitellään useampia asioita, käytä niissä samoja otsikoita kuin Aihe-kohdassa.
Toimenpiteet:
- jos haluat, että vastaaja reagoi meiliisi toivomallasi tavalla, kerro, mitä haluat hänen tekevän. Ole suora, selkeä ja kohtuullinen odotuksissasi.
- kirjoita toimenpideodotuksesi erikseen, niin että meilin vastaanottajan ei tarvitse hakea niitä yleisvuodatuksesi seasta.
Aikataulu:
- jos sinulle on todella tärkeää, että vastaanottaja vastaa nopeasti, laita tästä maininta jo meilin alkuun. Muista kuitenkin, että ”kiire”-sana kokee nopeasti saman kohtalon kuin Pekka ”Pekka ja susi”-sadussa, jos käytät sitä turhan päiten.
Irti CC-taudista:
- joillakin/ joissakin organisaatioissa on tapana, että kaikki mahdolliset viestit välitetään tiedoksi kaikkialle. Pliis, mieti tarkoin, ketkä oikeasti tarvitsevat ko. viestiä ja/tai viestiketjua. Näin kunnioitat työkumppaneittesi ajankäyttöä ja hermoja.
Millaisia netikettisääntöjä teillä on? Blogin Kommentti-osasto odottaa ideoitasi!
[ 2 comments ] ( 43 views )
Vaivaannumme pahan kerran, jos luottosiivooja ei olekaan tyhjentänyt roskiksia tai luutunnut rapajälkiä naulakon luota. Joskus voi käydä niin hullusti, että hän on flunssassa, makaa petissä eikä sijaista löydy!
Hyväkään siivooja ei pysty puhdistamaan työpaikkaa henkisistä roskista: ”AINA täällä on tällaista ..”, ”MINÄ en kyllä ..”, ”Jos johto KERRANKIN ymmärtäisi, että ..”. Letkautukset, kitkerät marinat ja uhrivoivottelut leviävät työyhteisöön kuin pöly – kaikkialle, eikä sitä pääse karkuun.
Monilla työpaikoilla eletään parhaillaan kehityskeskustelujen aikaa. Mitäpä jos sen yhdeksi teemaksi nostaisit itse kunkin siivousosuuden työilmapiirin raikastamiseksi? Vaikka perusfiilis olisi hyvä, aina on tilaa uusille, innostaville tuulahduksille.
Tiimikoutsikoulutuksessa Hollannissa kokosimme monikansallisesti fläpeille ”toxic ingredients”, asioita, jotka myrkyttävät työyhteisöä. Samanlaisia asioita kertyi papereille, eri puolilla maailmaa koettuina. Pahimpina pidimme pikku ilkeyksiä, koska niihin tuntui olevan vaikeata puuttua. Jos niistä huomauttaa, palaute on monesti: ”hei, se oli huumoria!”, ”älä ole nipo.” tms.
Kyse on kuitenkin samanlaisesta ilmiöstä kuin täyttyvistä roskiksista ja rapavellisistä lattioista – nyt henkisellä tavalla.
Hyvänä esimiehenä tuskin koet arvosi horjuvan, jos kokoat porukkasi yhdessä laittamaan paikat kuntoon, jos siivoojanne ei pääse töihin? Millainen ”siisteyssopimus” teillä on henkisten roskien tuottamisen ja siistimisen osalta?
Oletko ympäristösi huoltaja myös raikkaan työilmapiirin johtajana?
[ 2 comments ] ( 28 views )
Olen aika ajoin lukenut allaolevan tekstin. Sillä olen muistuttanut itseäni siitä, mikä minulle sittenkin on tärkeää. Ja samalla vaikeaa: valita Hyvä, vaikka kuinka harmittaisi, masentaisi tai turhauttaisi:
Ihmiset ovat usein kohtuuttomia, epäloogisia ja itsekeskeisiä;
.. . anna heille joka tapauksessa anteeksi.
Jos olet ystävällinen, muut voivat syyttää sinua itsekkyydestä ja piiloisista motiiveista;
… olen kuitenkin ystävällinen.
Jos olet rehellinen ja suora, ihmiset voivat huijata sinua;
… ole silti rehellinen ja suora, kaikissa oloissa.
Joku voi tuhota yhdessä yössä sen, mitä sinä olet rakentanut vuosia;
… jatka sittenkin rakentamista.
Ihmiset monesti unohtavat hyvän, jota olet tehnyt;
… jatka hyvän tekemistä, joka tapauksessa.
Vaikka annat parhaan itsestäsi maailmalle, voi olla, että se ei koskaan riitä;
… anna edelleen kaikkesi, anyway.
Teksti on ote Kent M. Keithin Anyway-runosta. Teos on kokonaisuudessaan nähtävillä mm. Äiti Teresan keskuksessa Kolkatassa, Intiassa.
[ lisää kommentti ] ( 3 views )
Puhumme jatkuvasti tavoitteista. ”Tavoitteeni on saavuttaa ..”, ”tavoitteemme on luoda ..”, ”mikä sinun tavoitteesi on?”
Eräässä yrittäjävalmennuksessa kokosimme porukalla verbejä, teonsanoja, jotka näillä yrittäjillä olivat käytössä, so. mitä he tekivät saavuttaakseen tavoitteensa. Viiden minuutin aivoriihen jälkeen kirjasin fläpille yli viisikymmentä sanaa. Yli viisikymmentä toimintoa, joita yrittäjät tekivät saadakseen aikaan, mitä halusivat.
Mukaan eivät vielä ehtineet esimerkiksi erilaiset toimistotyöt, ainoastaan yrittämisen ytimen tekemiset.
Panostamme tavoitteen selkeään määrittelyyn ja ehkä vielä tuloksen arvioinnin mittarointiin. Hyvä näin. Mutta välillä tuntuu, että luotamme siihen, että loppu hoituu itsestään. Loppu – siis varsinainen tekeminen.
Esimiehen/johtajan arvo mittautuu keskeisesti siinä, miten hän omalla toiminnallaan auttaa työkumppaneitaan onnistumaan. Pääsemään maaliin, tekemän tavoitteet todeksi.
Kuinka monta teonsanaa, tekemisen muotoa, teidän tavoitteidenne toteuttamiseen tarvitaan? Mitä niistä teet itse, ja mitkä niistä ohjaavat muita tekemään jotain olennaista tavoitteiden saavuttamiseksi?
[ lisää kommentti ] ( 3 views )
Hokema on: on muututtava, jotta pysytään edes paikoillaan. Tämän olemme kuulleet niin tiedotusvälineistä kuin organisaatioiden infoissa.
Kaikki eläinlajit pyrkivät säilyttämään reviirinsä ennallaan ja toimimaan siten kuin ovat lapsena vanhemmilta oppineet. Ihminenkin on huono muuttumaan. Ei siis ihme, että vain 5-15% ihmisistä on luontaisia muuttujia. Muut aristelevat uusia olosuhteita, tai ainakin tarvitsevat tukea uuteen ryhtymiseen.
Pakollisen muutoksen äärellä on hyvä käydä myös läpi, mitä ei tarvitse muuttaa – mikä on tärkeää säilyttää. Ja millä keinoin tämä onnistuu.
Esimerkki:
Organisaatiossa on juuri ollut yt:t ja jäljelle jäävien työt pitää järjestää uusiksi. Sen lisäksi, että ihmiset ovat hämmentyneitä, kun osa työkavereista on häipynyt pää painuksissa, heitä odottavat uudet – todennäköisesti entistä vaativammat – tehtävät. Miten esimiehen olisi toimittava, jottei porukka ala parin-kolmen kuukauden jälkeen oirehtia (muutosahdistus ei yleensä iske heti, vaan hetken kuluttua)?
Yksi keskeinen tehtävä on käydä yhdessä läpi asioita, jotka eivät uusissakaan olosuhteissa muutu, vaan pysyvät työnteon kivijalkana. Tämä saattaa rauhoittaa ilmapiiriä merkittävästi.
Lisäksi on hyvä keskustella siitä, millaista perinnettä, ilmapiiriä tms. ihmiset itse haluavat vaalia, niin että uusissakin olosuhteissa heistä tuntuu mukavalta tehdä töitä ao. organisaatiossa. Yhteinen ”nämä asiat ovat meillä olleet hyvin ja näiden haluamme jatkuvan” –pohdinta tuottaa monesti innostavia arjen ideoita työyhteisön vahvistamiseksi. Esimiehen tehtävänä on pitää huolta siitä, että ideat voivat muuntua myös käytännöksi.
Summa summarum:
Muutoksen viisaus ei ole ainoastaan uudistumisessa, vaan myös siinä, että säilytetään jotain sellaista, joka on edelleen keskeistä onnistumisille.
[ lisää kommentti ] ( 9 views )
Calendar
